NGHỆ THUẬT ĐÀM PHÁN WIN – WIN TRONG KINH DOANH

“Đàm phán không phải là khoa học gì ghê gớm, nhưng nó cũng không phải trực giác đơn thuần. Dù bạn là ai thì trực giác cũng sẽ đánh gục bạn trong những tình huống đàm phán quan trọng. Để tiến bộ, bạn cần cất sang một bên những giả định của mình và cởi mở trước những ý tưởng mới. Trên hết, bạn phải học cách nhận ra những chiến lược tâm lý tiềm ẩn vốn đóng vai trò quan trọng trong quá trình đàm phán”- Richard Shell.

Trong kinh doanh, bạn có thể không có được những gì bạn yêu cầu, nhưng bạn sẽ có được những gì bạn thương lượng. Để có được những thứ tốt hơn bạn muốn, hãy đưa ra nhiều hơn những gì bạn cần và học cách làm chủ kỹ năng đàm phán.

ĐÀM PHÁN WIN – WIN: CẢ HAI BÊN CÙNG THẮNG

Chúng ta đang sống trong một xu thế toàn cầu hóa mà thông tin là một trong những điều cần thiết và không thể thiếu trong giao tiếp hàng ngày. Có ai đó đã từng nói, linh hồn của cuộc giao tiếp là sự đàm phán, thương lượng.

“Mọi thứ trong cuộc sống đều có thể đàm phán được, vấn đề nằm ở sự vận dụng khéo léo của từng người và “cái giá” cần đánh đổi khi đi đến sự đồng thuận”.

Thắng thôi chưa đủ

Một người có khả năng thương thuyết, đàm phán sẽ có cơ hội thành công hơn những người khác. Để thành công trong một thương vụ, người doanh nhân cần phải hài hòa về mọi yếu tố, từ chiến lược đến thời điểm cương – nhu theo từng mức độ, khi nào nên im lặng lắng nghe, khi nào nên thể hiện quan điểm, khi nào tung át chủ bài,… Và để đi đến cái bắt tay hữu hảo sau mỗi cuộc thương thuyết nhiều khi phải mất cả tháng, thậm chí là hàng năm trời đấu gan, đấu trí. Đôi khi thắng nhưng lại có thêm một đối thủ trên thương trường. Như vậy chẳng phải bạn đang “thua” hay sao? Đôi khi thua, nhưng lại có thêm một đối tác lâu dài. Như thế thì cũng có thể gọi là “thắng” vậy. Chính bởi những sự bất ngờ khó lường đó khiến nhiều người cân nhắc để đạt được thế Win – Win (hai bên cùng thắng) để giải quyết vấn đề làm sao cho tất cả các bên đều đạt được điều mình mong muốn. Trong tất cả mọi chuyện, không chỉ trong đàm phán chúng ta hoàn toàn có thể cùng thắng khi biết cách “nắn chỉnh”, khai thác hết các nguồn lực, cơ hội trên bàn thảo luận.

Phương pháp này là có thật chứ không hề viển vông. Ví dụ như trên bàn đàm phán hợp đồng, một bên muốn bán giá cao để tối đa hóa lợi nhuận, nhưng bên kia lại muốn mua giá thấp để giảm thiểu chi phí. Mới đầu tưởng chừng như không thể đi đến Win – Win và điều tốt nhất là họ có thể tìm thấy điểm chung đâu đó ở giữa, hay còn gọi là thỏa hiệp. Nhưng thỏa hiệp không phải Win – Win, nó là mỗi bên nhường một bước. Để đi đến Win – Win, họ phải đi sâu hơn vào bản chất vấn đề và mở rộng giải pháp ra ngoài vị trí đàm phán ban đầu. Nếu hai bên chịu lắng nghe nhau và ngồi xuống thăm dò những giải pháp mở rộng thì họ có thể tìm ra hướng đi chung. Ví dụ như bên bán đang có một món nợ sắp tới hạn, nếu bán với mức giá thấp hơn nhưng nhận được tiền mặt ngay lập tức có thể mang lại lợi nhuận ròng cao hơn khi bán giá cao nhưng nhận được tiền chậm hơn vì tránh được chi phí vay thêm để trả nợ. Đó là Win – Win. Cả bên bán và bên mua đều đạt được điều mà họ muốn.

Quản trị cảm xúc trong đàm phán

Chúng ta không thể giả vờ gạt bỏ cảm xúc và sống như robot và cho dù kìm nén thì đến một lúc nào đó cảm xúc cũng bị lộ ra ngoài. Điều quan trọng là phải biết quản trị cảm xúc. Cần hình dung được những gì sẽ xảy ra trong cuộc đàm phán và học cách kiểm soát nó để chủ động hơn. Để làm được như vậy, điều đầu tiên là phải hiểu rõ đối phương. Có một câu chuyện minh họa vui như sau: Có hai chị em nhưng chỉ có một quả cam và họ tìm cách chia quả cam đó. Hoặc mỗi người một nửa, hoặc chỉ một trong hai người được cả. Việc thấu hiểu nhu cầu của đối phương rất quan trọng, nếu một người muốn ăn cam, người còn lại chỉ muốn lấy vỏ cam để làm bánh nướng thì sao? Khi đó, cả hai chị em đều thỏa mãn nhu cầu và sẽ không có cuộc cãi vã nào. Hiểu đối phương muốn gì và lấy nhu cầu đó kết hợp với nhu cầu của mình sao cho hiệu quả nhất. Trong đàm phán cũng vậy, đừng chỉ tập trung vào mỗi bản thân mình mà cần đặt mình vào tình huống của người khác để giải quyết vấn đề.

WIN – WIN: KHÔNG QUÁ KHÓ!

Đàm phán đối với người này có thể là một ván cờ một mất một còn, với người kia có thể là một cuộc đấu trí cân não, còn với người nọ có thể là một cuộc chơi đầy mạo hiểm. Thành công trong đàm phán là sự tối đa hóa thị phần trong một miếng bánh chung nhưng đôi khi nó lại là việc mở rộng miếng bánh như trong trường hợp về hai chị em nêu trên, nó tùy thuộc vào tình hình thực tế. Dù ở bối cảnh nào, vấn đề then chốt của một thỏa thuận thành công là khi kết thúc các bên đều đạt được mục tiêu đề ra và quan trọng nhất là tạo lập được mối quan hệ hợp tác dài lâu.

Đây là khởi nguồn của quan điểm Win – Win đã xuất hiện trong nghệ thuật đàm phán kinh doanh hiện đại. Theo đó, khi ngồi trên bàn đàm phán cần coi đối phương là bạn và đặt lợi ích của họ ngang hàng với mình, tạo ra thế cân bằng về lợi ích giữa hai bên, giúp loại bỏ tư tưởng bị chèn ép, khiến việc thương thuyết không thuận theo ý muốn. Nhưng không hề đơn giản, khi bắt đầu ngồi vào bàn đàm phán người trong cuộc thường rơi vào cái bẫy do chính mình tạo nên. Đó là bẫy tâm lý “Thắng – Thua”, phải giành được nhiều lợi ích cho mình hơn đối phương. Vô hình chung dẫn đến việc xem phe kia như đối thủ, muốn “hạ gục” mà quên mất mục tiêu chính yếu của cuộc đàm phán. Và “đường ai nấy đi” là một kết cục dễ đoán cho những cuộc thương thuyết như thế này. Đây cũng chính là cái bẫy sai lầm mà nhiều người làm kinh doanh đang mắc phải.

Đàm phán chưa bao giờ là dễ dàng và không có một mẫu số chung nào để đi đến thành công mà phải tùy từng tình huống cụ thể. Nhưng với một số quy tắc cơ bản được vận dụng linh hoạt người làm kinh doanh dẫu còn “non tay”, chưa có nhiều kinh nghiệm vẫn có thể chủ động dẫn dắt một cuộc đàm phán thành công. Trái lại, nếu sơ suất thì một chuyên gia lão luyện vẫn thất bại như thường.

1. Biết người biết ta: Một trong những điều quan trọng khi bước vào một cuộc đàm phán là nắm chắc được mục tiêu đàm phán của mình, hiểu rõ mình cần gì, muốn gì, nắm được điểm mạnh, điểm yếu của mình để làm lợi thế trong quá trình thương thuyết. Hãy chắc rằng bạn đã dành thời gian suy nghĩ kỹ càng về những gì mình muốn và quan trọng hơn cả là hiểu vì sao mình cần phải đạt được chúng. Ngược lại, đối tác đàm phán của bạn luôn chuẩn bị sẵn kế hoạch trước khi họ bước vào cuộc thương thuyết. Bởi vậy, để giành được lợi thế cần có sự chuẩn bị, tìm hiểu kỹ về đối tác, hiểu rõ những mong muốn, nhu cầu của họ, đâu là thứ họ muốn hướng đến, ai là người gây ảnh hưởng đến các quyết định,…

Kỹ năng Win – Win gợi ý cho bạn cách nắm bắt tâm lý đối phương, biết cách quan sát chi tiết sắc thái, tâm trạng, hiểu biết ngôn ngữ cơ thể,… từ đó kết hợp với vấn đề bàn luận để đưa ra điểm chung nhất giữa hai bên. Tất nhiên điều này không hề đơn giản, một nhà quản lý giỏi phải luôn chuẩn bị kỹ lưỡng trước mọi trường hợp.

2. Lấy tâm đối nhân: Nên nhớ rằng đừng chỉ tập trung vào lợi ích của mình, bởi đàm phán sẽ đi vào ngõ cụt nếu các bên chỉ chăm chăm đi theo ý kiến của mình. Để đi đến một cái kết đẹp lòng đôi bên “Hãy đối xử với người theo cách mà bạn muốn được đối xử”. Chỉ có sự chân thành mới có thể cùng nhau đi đường dài.

3. Lắng nghe và quan sát: Đa phần con người ta thường rất thích nói, thể hiện quan điểm và chỉ nghe những gì mình muốn. Bởi thế, hãy lắng nghe bằng cách hỏi thật nhiều, quan sát đối phương trên bàn đàm phán và bạn sẽ học được rất nhiều điều. Nếu có điều gì chưa rõ cũng đừng quên kiểm tra xem họ có hiểu đúng ý mình không. Một ánh nhìn, một cử chỉ đôi lúc nói được nhiều hơn cả ngôn từ. Tập lắng nghe, quan sát sẽ giúp bạn nhận ra điều đối tác muốn, thậm chí thấu hiểu những điều họ không nói ra.

Nguồn: Quản trị phân phối